Una factura proforma no es una factura ordinaria, sino un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio determinado.
Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador. Es decir, que las facturas proforma no forman parte de la contabilidad ni tampoco se declaran fiscalmente, pues no tienen ninguna validez de cara a Hacienda.
PARA QUÉ SIRVE UNA FACTURA PROFORMA
Este tipo de documento se emplea, habitualmente, en tres casos:
1. La factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.
2. Puedes emitir facturas proforma para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que te demanda. Si llegáis a un acuerdo, tan solo habrás de convertir esa factura proforma en ordinaria.
3. Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.
Por ejemplo: si tu cliente quiere saber con detalle qué incluirá la posterior factura, se le envía una proforma con toda la información desglosada para que tenga constancia de ello.
CUÁNDO SE EMITE UNA FACTURA PROFORMA
Se emite una factura proforma cuando necesites confirmar a tu cliente los detalles de una operación de venta o transacción , o dicho de otra forma, siempre que necesites o te pida el cliente documentar un compromiso como vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados, a un precio y condiciones determinadas.
COMO HACER UNA FACTURA PROFORMA
Este modelo de factura es similar al de una factura comercial, salvo porque se debe acreditar al inicio la naturaleza de proforma. La información debe contener , por tanto, la misma que la de una factura convencional.
• Especificación en la cabecera de “factura proforma”.
• Fecha de la emisión de dicha factura.
• Datos de la empresa o particular que emite la factura: número de identificación (dni, cif…), nombre completo y domicilio fiscal.
• Datos del cliente: mismos datos que el emisor de la factura.
• Descripción de los servicios prestados.
• Precio: el precio es la base imponible excluyendo los impuestos.
• Impuestos: generalmente la cuota de IVA.
• Suma total de la base imponible y los impuestos.
Cabe la posibilidad de numerar estas facturas, aunque no es habitual ya que no se declaran. El objetivo de la numeración es exclusivamente el de llevar un control sobre el total de facturas proforma emitidas