Lo primero que tenemos que indicar es que la adquisición de un vehículo tiene la consideración de un bien de inversión, es decir, un inmovilizado material (que no hay que confundir con un gasto), de acuerdo con el Plan General de Contabilidad y, por tanto, así lo debemos tener en cuenta.
Por otra parte, la deducción de los gastos de amortización, así como de los demás gastos ocasionados del vehículo, está condicionada a que el elemento patrimonial tenga la consideración de afecto a la actividad, siempre que se cumplan los requisitos en términos de inscripción contable, devengo, justificación documental e imputación temporal y en la medida que no tengan la consideración de gasto fiscalmente no deducible conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. En caso contrario, no será deducible ningún gasto.
Al contrario de lo que ocurre en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, en el Impuesto sobre Sociedades no se requiere la afectación exclusiva del vehículo para poder imputar su amortización o gastos derivados del uso de éste en la cuenta de resultados.
El problema que se plantea siempre es como demostrar la afectación del vehículo a la actividad de la entidad, para ello, cuantas más pruebas seamos capaces de acreditar con relación al uso del vehículo en la actividad, más posibilidades tendremos de que la decisión del actuario de la Agencia Tributaria que corresponda apruebe la deducción practicada por encima de la presunción legal. A título no limitativo, os indicamos una serie de pruebas:
- Demostrar la relación que tiene la necesidad del vehículo con la actividad que se viene ejerciendo. Por ejemplo, no es igual una actividad de cafetería a una actividad de peritaje de seguros.
- Relación de los viajes efectuados con el volumen de operaciones, es decir, qué porcentaje de clientes u otras operaciones se han realizado debido a los desplazamientos.
- Modelo de vehículo: cuanto mayor sea la gama del vehículo, mayor dificultad tendremos a la hora de demostrar la afectación a la actividad o señalar un mayor porcentaje afecto a la actividad.
- Hay que conservar todos los justificantes de gastos de los desplazamientos, como facturas de parking (con impresión de la matricula), autopistas, facturas de carburante donde aparezca la matrícula del vehículo, etc.
- Partes de trabajo, justificantes del trabajo realizado (desplazamientos realizados), kilómetros realizados, clientes o proveedor visitado, motivo de visita, rutas de viajes firmadas por los clientes, etc.
- Llevanza de una agenda de contactos y reuniones que justifique los desplazamientos.
- Facturas de restaurantes y hoteles que justifiquen la estancia en los lugares.
- Sistema de rastreo o localización de los vehículos.
- Rotulación del vehículo, aunque no es por sí solo prueba de su afectación.